Cách ghi chép tài chính cá nhân hiệu quả bằng excel

Mình bắt đầu việc ghi chép tài chính cá nhân từ khoảng giữa năm 2013, sau khi đi làm được gần 2 năm. Giờ nhìn lại, mình sẽ khuyên mọi người nên ghi chép lại tài chính sớm nhất có thể, thậm chí từ khi học đại học, chứ đừng đợi tới khi đi làm. Việc ghi chép tài chính không chỉ giúp mỗi người biết rõ hơn về tình hình tài chính của bản thân, mà còn giúp nhìn ra giá trị của việc chi tiêu tiết kiệm có kế hoạch và việc chủ động quản lý tài chính.

Vì mình là một kế toán, nên cách ghi chép của mình không tránh khỏi bị ảnh hưởng bởi những kiến thức trong ngành. Tuy nhiên mình đã đơn giản hóa những phương pháp chính quy phức tạp để phù hợp hơn với hoàn cảnh hộ gia đình nhỏ, nhưng vẫn đem tới những thông tin hữu ích và chính xác về tình hình tài chính gia đình. Nếu cần, cũng có thể sử dụng những thông tin này để phân tích sự hiệu quả của các kênh đầu tư. 

Chú ý mình tránh sử dụng các thuật ngữ kế toán, vì bản thân mình đọc tiếng Việt của các thuật ngữ này cũng chẳng hiểu, nên chỗ nào có thể đơn giản hóa được, mình sẽ sử dụng những từ chung chung dễ hiểu. Nếu có chỗ nào mình cảm thấy không thể dùng từ khác thay thế, mình sẽ đành phải bê y nguyên, nhưng sẽ có giải thích cụ thể.

Mình sử dụng excel cho việc ghi chép, tận dụng tối đa những công thức excel để tăng tính hiệu quả và giảm thiểu những lỗi từ việc nhập dữ liệu tay. Excel của mình có 3 trang, chia thành 6 phần như sau:

1. Báo cáo thu nhập (Income Statement): ghi lại thu nhập và chi tiêu theo đề mục
2. Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet): ghi lại tài sản, khoản nợ và vốn chủ sở hữu
3. Chi tiết chi tiêu: ghi lại từng khoản chi tiêu theo ngày tháng, phần này sẽ giúp phân loại chi tiêu thành đề mục (ví dụ, đồ ăn, quần áo…) để cung cấp số liệu cho báo cáo thu nhập đề cập ở phần 1.
4. Chi tiết đầu tư: ghi lại các hoạt động của các tài khoản đầu tư, phần này bao gồm cả thông tin về trả góp mua nhà, sẽ giúp cung cấp số liệu về tài sản và khoản nợ cho bảng cân đối kế toán ở phần 2.
5. Điều chỉnh về tiền tệ lưu chuyển: phần này điểu chỉnh các con số để tính đến các trường hợp khi mình chi cho khoản gì đó mà tiền chưa ra khỏi tài khoản, ví dụ khi sử dụng thẻ tín dụng.
6. Đối chiếu và kiểm tra: đây là phần đối chiếu các con số ghi lại với tài khoản thực trong ngân hàng để đảm bảo các ghi chép hoàn chỉnh và chính xác.

Mình sẽ giải thích cụ thể từng phần dưới đây. Mới nhìn qua thì có thể cảm thấy hơi phức tạp, nhưng khi thực hành quen thì vô cùng đơn giản. Phần 1 và 2 chủ yếu là công thức nhặt ra số liệu từ phần 3 và phần 4. Phần 3 và 4 mới là phần mình cần phải nhập dữ liệu vào. Phần 5 và phần 6 cũng chủ yếu là công thức.

---

1. Báo cáo thu nhập

Đây là phần đơn giản dễ hiểu nhất đối với bất kỳ ai – ghi lại số tiền kiếm được và số tiền chi ra. Báo cáo thu nhập sẽ không ghi lại chi tiết từng khoản mà là tổng của các khoản từ phần 3 Chi tiết chi tiêu và 4 Chi tiết đầu tư. Vì thế phần này sẽ có rất nhiều công thức tự động nhặt ra các con số phù hợp từ phần 3 và 4.

Mình chia ra đề mục cho thu nhập và chi tiêu của gia đình mình và ghi lại theo tháng như sau (con số chỉ là ví dụ).

Thu nhập:

Chi tiêu:

Một số điểm cần lưu ý:

• Chi tiêu sẽ không bao gồm tiền đầu tư (ví dụ mua cổ phiếu cổ phần) hay trả nợ gốc. Trả lãi suất của nợ thì có cho vào vì lãi suất từ nợ là chi phí phát sinh từ việc vay nợ. Khi trả lãi suất này, mình không tạo thêm tài sản, cũng không giảm bớt số nợ gốc ban đầu.  
• Cần xác định thống nhất thời điểm mình sẽ ghi lại chi tiêu để đảm bảo tính nhất quán. Mình thấy đơn giản nhất là ghi lại vào thời điểm tiền vào và ra khỏi tài khoản ngân hàng, thẻ tín dụng, hay túi tiền, chứ không phải thời điểm đặt mua trên mạng hay thời điểm mình sẽ sử dụng dịch vụ. Ví dụ mình đặt khách sạn từ hôm nay cho một cuộc đi chơi vào tháng sau. Nếu mình sử dụng thẻ tín dụng và thẻ ngân hàng để trả tiền ngay khi đặt khách sạn, mình sẽ ghi là chi tiêu cho hôm nay. Còn nếu mình không cần phải trả tiền tới tận hôm đi chơi, thì mình sẽ đợi tới tháng sau khi phải trả tiền để ghi lại. Mình sẽ giải thích thêm về việc điều chỉnh cho thẻ tín dụng ở phần 5. 
• Dù ở trên mình nói rằng sẽ ghi lại chi tiêu vào thời điểm tiền ra khỏi ngân hàng, mình có một ngoại lệ. Đó là “khoảng dành riêng cho bảo trì nhà” ở trên. Mỗi tháng mình đều cộng thêm vào chi tiêu của mình chừng £150 (4.5 triệu) dù chưa chi ra để tính toán trước cho việc sẽ có một thời điểm nào đó mình sẽ phải chi một khoản lớn cho việc tu sửa nhà cửa hoặc thay những món đồ đạc lớn như là giường tủ ghế sô pha… Việc cộng thêm này giúp mình không tiêu lẹm vào khoản tiền dành riêng ra cho mục này. Tuy nhiên giống như thẻ tín dụng, mình sẽ phải điều chỉnh con số của mình ở phần 5 để đảm bảo ghi chép sẽ đối chiếu chính xác với con số trong tài khoản ngân hàng.

---

2. Bảng cân đối kế toán

Bảng cân đối kế toán là một thuật ngữ chuyên ngành. Nó đưa ra cái nhìn tổng quát về toàn bộ tài sản hiện có, và giúp định hình được giá trị ròng của mỗi cá nhân (từ tiếng Anh là net worth). (Net worth này là cái từ hay gặp trên báo trí khi nói tới con số tài sản khủng của các tỷ phú triệu phú). Số liệu từ phần 1 Báo Cáo Thu Nhập ở trên và phần 4 Chi tiết đầu tư sẽ đóng góp vào bảng cân đối tài chính này. Trong ghi chép của mình, hầu hết phần này cũng là công thức nhặt ra số liệu từ các phần khác.  

Bảng cân đối kế toán có ba mục lớn: 1) Tài sản, 2) Khoản nợ, 3) Vốn chủ sở hữu.

Mối quan hệ giữa ba mục này là:

TÀI SẢN – KHOẢN NỢ = VỐN CHỦ SỞ HỮU.

Các đề mục nhỏ cho mỗi mục lớn là:

Bất cứ hoạt động tài chính gì cũng đều phải ghi lại trong một trong ba mục trên, chính vì thế mới có công thức TÀI SẢN – KHOẢN NỢ = VỐN CHỦ SỞ HƯU. Nếu ghi chép không vào được công thức này thì tức là ghi chép sai. Chú ý các “tài khoản định giá” trong phần “Vốn chủ sở hữu” sẽ chỉ ghi lại phần giá trị gia tăng chứ không bao gồm vốn ban đầu.  

Cách hoạt động

Dưới đây mình sẽ đưa ra các ví dụ căn bản để giải thích cách hoạt động của bảng cân đối kết toán:

• Thu nhập £1000 sẽ giúp tăng tiền mặt (tài sản) và tăng tổng lãi từ thu chi (vốn chủ sở hữu)

• Chi tiêu £500 sẽ giảm tiền mặt (tài sản) và giảm tổng lãi từ thu chi (vốn chủ sở hữu)

• Mua nhà trị giá £300k, phải dùng tiền tiết kiệm £30k để làm tiền cọc, còn lại vay £270k ngân hàng. Trong trường hợp tổng tài sản tăng lên là £270k (giá trị nhà £300k trừ đi tiền cọc £30k), nhưng nợ cũng tăng £270k, nên sẽ không có ảnh hưởng gì tới vốn chủ sở hữu.

• Từ tiền kiếm được, sử dụng £1000 để mua cổ phiếu. Trong trường hợp này, tiền kiếm được đã tăng lãi từ thu chi (vốn chủ sở hữu), nhưng trong phần tài sản, tiền kiếm được sẽ không vào tài khoản hiện hành mà bỏ vào đầu tư cổ phiếu.

• Từ £1000 cổ phiếu, nếu cuối năm, giá trị cổ phiếu tăng 2% thành £1020. £20 bảng kiếm thêm sẽ được ghi vào tài khoản định giá cổ phiếu (vốn chủ sở hữu).

• Trong năm, mình đóng vào quỹ lương hưu £1000, công ty đóng thêm £200, cuối năm giá trị tăng thêm £100. Tổng giá trị quỹ lương hưu cuối năm sẽ là £1000 + £200 + £100 = £1300. Đóng góp của mình và công ty có thể tính chung vào tổng lãi lỗ thu chi trong phần vốn chủ sở hữu. Nhưng để làm rõ rang hơn, mình đã tách 2 phần ra trong bản ghi chép của mình.

• Trong năm chuyển khoản từ tài khoản hiện hành sang tiết kiệm dài hạn £200.

Bản cân đối kế toán hoàn chỉnh

Sau khi đã hoàn chỉnh, bảng cân đối kế toán sẽ trông giống như thế này

Và tổng vốn chủ sở hữu (hay tổng tài sản trừ tổng nợ) chính là giá trị ròng (net worth) của gia đình bạn.

---

3. Chi tiết chi tiêu

Đây là phần nhập dữ liệu chính. Mình nhập từng khoản chi tiêu và phân loại sang thành các mục cho phần 1 báo cáo thu nhập ở trên. Trong phần này mình sử dụng đúng thứ tự các đề mục từ phần 1 để tiện cho việc chuyển dữ liệu giữa hai phần. Thường nếu chi tiêu nhiều mình sẽ tải bank statement từ tài khoản ngân hàng và copy sang, nhưng nếu không nhiều, mình mở điện thoại để xem và đánh lại vào bản excel của mình.

Dưới đây là một ví dụ. Trong ví dụ này mình đã cắt đi nhiều mục để đủ chỗ đăng bài, nhưng trong bản excel sẽ đủ các mục dù tháng đó không có chi tiêu dưới mục này.

Tổng của mỗi mục ở trên sẽ tự động được nhặt vào báo cáo thu nhập ở phần 1.

---

4. Chi tiết đầu tư

Phần này mình không ghi lại chi tiết bằng phần chi tiêu vì tài khoản đầu tư của mình thường có ghi lại các hoạt động rất rõ ràng. Cho mỗi tài khoản đầu tư chứng khoán mình ghi lại những chi tiết sau (con số ví dụ):

Với tài khoản tiết kiệm, mình sẽ thay cổ tức bẳng lãi suất, và sẽ không có định giá tăng giảm. Tất cả những số liệu ở trên sẽ tự động được nhặt vào báo cáo thu nhập và bảng cân đối kế toán.

---

5. Điều chỉnh về tiền tệ lưu chuyển

Đây là phần mình điều chỉnh để đảm bảo những thông tin ghi lại trong báo cáo thu nhập sẽ đối chiếu chính xác với thông tin trong tài khoản ngân hàng.

Đối với thẻ tín dụng, vì chi tiêu đi ra từ thẻ tín dụng, nhưng tiền mặt chưa đi ra từ tài khoản ngân hàng, mình sẽ phải điều chỉnh con số khi đối chiếu với tài khoản ngân hàng, bằng cách lấy ra các khoản chi tiêu từ thẻ tín dụng để phản ánh rằng chi tiêu đã định nhưng tiền chưa chuyển ra.

Đối với các khoản dảnh riêng ra cho việc tu sửa nhà cửa và thay mới đồ đạc, mình sẽ lấy ra khoản dành riêng này và cộng vào những chi tiêu thực trong tháng.

Ví dụ:

Sau đó dùng tổng lãi lỗ sau khi điều chỉnh kia để so sánh với số liệu trong tài khoản ngân hàng. Số liệu ở trên có nghĩa là, tổng lãi lỗ của tôi là 1000, nhưng trong tài khoản ngân hàng sẽ có 1230, nhiều hơn con số tổng lãi lỗ này, bởi vì:

i) 100 liên quan tới chi tiêu từ thẻ tín dụng, tiền vẫn chưa đi ra từ tài khoản của tôi, và

ii) tôi đã tính để ra 150 để bảo trì nhà cửa nhưng chi tiêu thật của tôi chỉ có 20.

---

6. Đối chiếu và kiểm tra

Đối chiếu và kiểm tra mình đã có nhắc tới một chút ở phần 5 ở trên. Trong phần này mình sẽ kiểm tra tất cả các ghi chép để xem có khớp với con số trong tài khoản ngân hàng thực không. Đồng thời mình cũng có các công thức sẵn trong excel để kiểm tra độ chính xác của ghi chép, ví dụ kiểm tra công thức TÀI SẢN – KHOẢN NỢ = TỔNG VỐN SỞ HỮU cho bảng cân đối kế toán.

---

Mình hi vọng trên sẽ hữu ích cho mọi người. Hãy đăng ký theo dõi blog để nhận tin nhắn khi có bài viết mới nhé!

Link tới các bài viết về chủ đề tài chính cá nhân: https://www.chuyencuangan.com/category/tai-chinh-ca-nhan/

Link giới thiệu về mình cho các bạn đọc mới của blog: https://www.chuyencuangan.com/gioi-thieu/

Link tới facebook page của mình: https://www.facebook.com/chuyencuangan/

Nguồn ảnh: Image by mohamed Hassan from Pixabay

---