Làm thế nào để quản lý thời gian hiệu quả hơn
Để trả lời cho câu hỏi bạn đọc của blog về việc quản lý thời gian, mình đã làm một vlog về chủ đề này, link ở dưới đây. Tuy nhiên nếu bạn nào không thích xem video thì có thể đọc các tips của mình trong bài viết dưới video này nhé!
Các bạn biết đấy, mình hiện đang làm toàn thời gian trong ngành tài chính, công việc bắt đầu từ 9 giờ sáng kết thúc vào 5, 6 giờ chiều. Mình cũng có con nhỏ 5 tuổi rất cần sự quan tâm chú ý của cha mẹ. Bận bịu chuyện con cái công việc, mình vẫn theo đuổi sở thích chụp ảnh, viết blog, viết truyện và gần đây thêm vào làm vlog của mình. Mỗi thứ mình làm đều đạt tới một sự thành công nhất định.
Tất nhiên định nghĩa về thành công thì mỗi người mỗi khác. Đây là mình nói theo tiêu chuẩn khiến mình hài lòng. Ví dụ như là trong công việc thì có tăng lương thăng chức. Trong gia đình, con gái biết giới hạn, biết giúp đỡ việc nhà, hiểu được một chút tiếng Việt. Trong việc viết lách, blog có lượng bạn đọc theo dõi ổn định, và sắp có truyện xuất bản.
Vậy làm thế nào mình có thể sắp xếp thời gian của mình để hòa hợp gia đình, công việc và sở thích? Sau đây mình xin chia sẻ 10 điều mình đã áp dụng để quản lý thời gian hiệu quả hơn.
1. Xác định những mặt mà mình muốn cân bằng
Bạn muốn cân bằng. Vậy cân bằng cái gì?
Có ba mặt mình đã nhắc tới ở đầu video, đó là công việc, gia đình và sở thích. Nhưng đó không phải là những điều duy nhất mình dành thời gian của mình. Ngoài việc ăn ngủ nghỉ, mình còn dành thời gian trong ngày trong tuần đọc kinh thánh, đọc sách, tập thể dục, gặp gỡ bạn bè, phát triển bản thân và thi thoảng đi du lịch. Dù gặp gỡ bạn bè và du lịch có phần hơi hạn chế trong thời buổi covid này.
Bước đầu tiên chính là ngồi xuống và vạch ra những mặt bạn muốn cân bằng cho cuộc sống của bạn. Cuộc sống càng có nhiều mặt, bạn càng vững vàng linh hoạt hơn khi đối mặt với biến cố của cuộc sống. Vì kiểu mất cái này thì vẫn còn cái kia. Nếu bạn chỉ chăm chăm vào một thứ, không kể là gia đình hay sự nghiệp, thế giới của bạn sẽ vô cùng nhỏ hẹp và dễ bị sụp đổ nếu cái mặt đó không cho bạn được cái sự thỏa mãn mà bạn mong muốn.
Đặc biệt đừng quên mặt nuôi dưỡng tâm hồn và chăm sóc sức khỏe. Nuôi dưỡng tâm hồn của mình ở đây là dành thời gian đọc kinh thánh, cầu nguyện, đọc sách, thời gian tĩnh tâm từ cuộc sống hàng ngày bận rộn. Của bạn có thể là ngồi thiền, ngồi viết nhật ký. Chăm sóc sức khỏe thì có lẽ quen thuộc, không chỉ là tập thể dục, mà còn ăn uống điều độ đủ chất. Hai mặt này là nên móng căn bản cho các mặt khác. Nếu không có một tâm hồn khỏe mạnh, một thân thể dồi dào sức khỏe, thì sẽ không thể dành thời gian trọn vẹn với gia đình, hay phát triển công việc dược.
2. Xác định cái gì là ưu tiên đối với mình trong mỗi giai đoạn của cuộc sống
Bây giờ bạn có các mặt bạn muốn phát triển rồi. Bạn cần phải xác định những mặt nào là ưu tiên của mình trong gia đoạn này của cuộc sống. Mỗi mặt của cuộc sống, nếu muốn làm tốt đều đòi hỏi một sự đầu tư về thời gian và năng lượng nhất định. Thời gian có hạn, sẽ rất khó để mà muốn phát triển tất cả mọi thứ cùng một lúc. Thường cái này phải nhường chỗ cho cái kia tùy theo giai đoạn của cuộc sống. Những cái mình đạt được cũng đều dần dần từ từ theo thời gian.
Ví dụ khi bạn còn là học sinh ngồi ghế nhà trường, việc học sẽ là tối quan trọng. Khi bạn tốt nghiệp, tìm việc làm sẽ là quan trọng nhất. Khi bạn mới bắt đầu công việc, thì đó sẽ là việc học hỏi ổn định nghiệp vụ. Khi bạn có con nhỏ, thì đó là việc dành thời gian cho con. Khi con đã lớn khôn một chút rồi không cần sự chú ý 100% như hồi còn đỏ hỏn nữa, thì bạn có thể dành một phần năng lượng của mình cho những thứ khác như là công việc và sở thích.
Không biết bạn đã nghe câu chuyện có một thời gian loan truyền rộng rãi trên facebook về việc làm thế nào để đổ đá và cát vào trong chiếc bình chưa. Nếu bạn đổ cát vào trước thì bạn sẽ không thể nhét được đá vào được. Còn nếu bạn cho đá vào trước thì cát tự khác sẽ tự khắc len lỏi tìm cách lấp đầy chỗ trống. Nói chung quy luật là cái gì to bỏ vào trước. Ở đây, chiếc bình là quỹ thời gian của bạn, cuộc đời của bạn. Đá to chính là ưu tiên của bạn trong giai đoạn của cuộc sống, đá bé là các mặt khác mà bạn muốn phát triển và cát là những thứ khác kém quan trọng hơn.
Có một điều tối quan trọng, đừng bao giờ cảm thấy thua kém nếu sự ưu tiên của bạn khác người khác. Đơn giản là con người khác nhau, gian đoạn của cuộc sống có thể khác nhau. Và cộc sống này không chỉ có một cách sống duy nhất. Bạn có thể là con người của sự nghiệp, bạn cũng có thể là con người của gia đình. Đừng cảm thấy thua kém nếu các bạn muốn là dành thời gian cho gia đình, không đi làm và ở nhà chăm con. Cũng đừng cảm thấy tội lỗi xấu hổ nếu cái bạn muốn là tập trung cho sự nghiệp.
3. Viết xuống việc cụ thể cho mỗi mục
Giờ bạn đã có một danh sách dài các mục khác nhau và đã chọn ra những mục quan trọng nhất. Hãy ngồi và viết xuống những việc căn bản mình phải làm mỗi ngày cho những mục này. Tức là những việc không thể nào không làm. Cần phải cụ thể về lượng thời gian mình muốn dành cho mỗi việc này.
Trong trường hợp của mình hiện tại, mình có chia ra thành 4 mục khác nhau mà mình muốn tập trung không thể không làm:
Đức tin tâm lý: đọc kinh thánh ít nhất 15 phút mỗi ngày
Việc làm: làm 8.30 tới 5 giờ, thi thoảng làm linh hoạt hơn nếu có việc đột xuất cần giải quyết
Gia đình: phải luôn ăn tối và dọn dẹp cùng gia đình 45 phút tới 1 tiếng, tham gia hoạt động gia đình (như là đi dạo, chơi với con) ít nhất 30 phút mỗi tối, đọc sách cho con ít nhất 15 phút, và đưa con đi ngủ 3 lần một tuần
Sức khỏe: chạy thể dục 6km hoặc ít nhất 40 phút, ba lần một tuần
Khi đã xác định rõ các việc căn bản, tiếp tục liệt ra các việc khác mình muốn làm theo thứ tự quan trọng. Có thể gọi đây là những việc kém quan trọng hơn một chút, luôn cố gắng làm, nhưng nếu chẳng may hết thời gian thì có thể cắt đi, hoặc làm in ít đi một tí. Ví dụ trong trường hợp của mình:
Bạn bè: gặp gỡ bạn bè ít nhất 2 lần 1 tháng
Viết blog: 1 hoặc 2 bài một tuần, chừng 2 tới 4 tiếng
Làm vlog: 1 tuần 1 vid, chuẩn bị nội dung vào buổi tối 1 tới 2 tiếng, quay phim và edit vào cuối tuần 3 tới 6 tiếng
Du lịch: 2 lần một năm đi du lịch nước ngoài, 2 lần đi du lịch trong nước
Đọc sách: 1 cuốn một tháng
Học phát âm: 1 bài một tuần, chừng 30 phút
Nghiên cứu về tài chính: khi rảnh vào cuối tuần
Bạn có thể tiếp tục ghi ra nhiều như bạn muốn trong danh sách những việc bạn muốn làm, miễn là theo thứ tự quan trọng, để khi không có đủ thời gian, bạn có thể cắt bỏ chúng đi. Đây có thể gọi là danh sách những việc làm được thì tốt, không làm cũng không sao.
4. Tập trung tối đa vào việc mình đang làm
Tức là làm cái gì thì để tâm trí ở đấy, đừng có nửa này nửa kia, người ở một nơi, hồn bay một nẻo.
Ví dụ nếu ngồi học thì đừng nghĩ lan man về mấy cái việc tình yêu tình báo, ngồi làm việc thì đừng nghĩ tới tối nay mình sẽ nấu gì con mình ở trường có ổn không, ngồi chơi với con thì đừng nghĩ về công việc, những vấn đề ở chỗ làm. Thời gian quý báu khan hiếm, nên phải dùng nó một các cẩn thận.
Khi bạn không tập trung, bạn đơn giản là đang phí phạm thời gian của mình. Ngồi làm việc X, bạn nghĩ tới việc Y, bạn không đạt được hiệu quả tối đa của việc X, mà cũng chẳng giúp được gì cho việc Y. Bạn có số lượng chứ không có chất lượng.
5. Tìm phương pháp hiệu quả nhất
Nhiều người trông thì có vẻ rất bận bịu, nhưng thành quả họ đạt được lại không có gì, vì họ tìm hiểu và nắm bắt phương pháp hiệu quả nhất để đạt được cái mình muốn. Điều này áp dụng thường xuyên nhất trong công việc, nhưng cũng đúng cho các mặt khác của cuộc sống.
Một ví dụ đơn giản là trong việc ghi lại tài chính cá nhân chi tiêu hàng ngày, có người ngồi ghi chép bằng tay lại tỉ mỉ từng con số vào một cuốn sổ. Không có gì sai và tùy theo sở thích cá nhân, nhưng cách nhanh hơn và giảm thiểu lỗi sai, nếu công nghệ thông tin cho phép, đó là vào trang web của nhà băng, tải xuống bank statement và copy và paste sang excel.
Một ví dụ khác là trong việc nấu nướng. Có cần nhất thiết phải nấu nướng bày biện đủ ba bữa mỗi ngày không. Mình không khuyên các bạn bỏ bữa ăn, nhưng các bạn có thể cân nhắc nấu nướng linh đình một lần, còn hai lần còn lại làm cái gì khác nhanh gọn thôi. Thi thoảng có thể gọi đồ ăn nhanh để cắt hẳn việc nấu nướng.
6. Hạn chế thời gian cho những việc không có lợi ích gì
Bạn cần phải chủ động để ý thời gian “chết” của mình là ở đâu để mà hạn chế và cắt bỏ cho hợp lý.
Tức là khoảng thời gian mình làm những thứ không còn lợi ích gì cho bản thân mình và bất cứ ai. Thường là thời gian lướt mạng xã hội, hoặc là xem phim chơi games quá đà. Việc sử dụng facebook hay xem phim chơi games bản thân nó không có gì xấu, đó cũng là một cách giải trí xả chét, nhưng cái chính là cách mình sử dụng nó như thế nào. Làm gì mà quá đà cũng không tốt cho bản thân.
Ví dụ trong trường hợp của mình, mình nhận ra thời gian “chết” của mình là khi liên tục kiểm tra facebook sau khi post bài viết mới, gần như cứ 5, 10 phút là click, click, để xem có những bình luận gì, khiến mình bị mất tập trung vào các việc khác.
Khi xác định được khoảng thời gian “chết” này, mình bắt đầu đặt ra giới hạn cho mình. Mình quyết định chỉ dùng facebook khoảng 15 phút tới 30 phút mỗi tối. Ví dụ nếu post bài buổi sáng, sẽ không rờ vào facebook nữa mà đợi cho tới tối để trả lời bình luận. Tất nhiên cũng có hôm vi phạm, kiểm tra facebook liên tục, nhưng phần lớn thời gian vẫn luôn cố gắng hạn chế.
7. Phân chia công việc với người trong gia đình
Mình biết nhiều người rất thích ôm việc vào mình. Đặc biệt là trong gia đình kiểu mẫu ở Việt Nam, rất hay có mặc định đàn ông lo việc nước, phụ nữ lo việc nhà.
Thời buổi bây giờ khác xưa nhiều rồi. Việc nhà không còn chỉ là của phụ nữ. Kể cả nếu bạn là mẫu người của gia đình thích dành toàn thời gian chăm sóc con cái gia đình thì vẫn nên khuyến khích người bạn đời của mình chia sẻ công việc gia đình với mình. Nó không chỉ giúp bạn có thời gian làm những cái khác cho bản thân, mà còn là cách vun đắp hạnh phúc gia đình.
Phương pháp chia sẻ việc nhà là phân chia theo sở thích và sở trường. Hay nếu không thích làm cái gì, thì phân theo cái mà mình ít ghét nhất. Ví dụ, mình không ngại rửa bát, nhưng rất ghét hút bụi nhà. Hay là mình không ngại nấu ăn, nhưng không thích giặt quần áo. Rồi thi thoảng cũng đổi cho nhau cho nó bớt chán.
Nếu bạn có con nhỏ, đừng quên phân chia công việc với con nhỏ của mình. Nhỏ làm việc nhỏ, lớn làm việc lớn, nhưng đều cần phải đóng góp công sức, vì cái nhà là của chung.
8. Kết hợp nhiều việc với nhau cùng một lúc
Ví dụ bạn có thể kết hợp làm việc nhà với dành thời gian chất lượng với gia đình, đó là khi bạn áp dụng điều 7 ở trên để cả gia đình cùng làm với nhau. Hay là mình thường kết hợp sở thích quay phim với các hoạt động gia đình, hoạt động du lịch. Bạn cũng có thể kết hợp đọc sách và gặp gỡ bạn bè bằng cách tổ chức một nhóm đọc sách cùng nhau, hoặc kết hợp tập thể dục với đi du lịch bằng cách đi leo núi ở nơi danh lam thắng cảnh nào đó. Điều dễ kết hợp nhất là phát triển bản thân và công việc, vì môi trường làm việc luôn tạo ra các cơ hội để làm và luyện tập những cái mới.
9. Tìm sự giúp đỡ khi cần thiết
Giúp đỡ ở đây là mình nói tới sự giúp đỡ của gia đình khi cần thiết, ví dụ như nhờ ông bà trông con trong thời gian bận rộn phải làm thêm việc ở chỗ làm, nhưng đừng nên lạm dụng. Hoặc là tìm người giúp việc nếu bạn có kinh tế kha khá một chút. Nếu bạn không muốn một người lạ ở trong nhà mình thì có thể trả theo giờ dọn dẹp thôi, không cần người giúp việc 24 trên 24. Có nhiều cái phải tốn một chút tiền nhưng bù lại mình có thời gian để làm cái khác quan trọng với mình hơn.
10. Nghỉ ngơi khi cơ thể cần nghỉ ngơi
Như mình nói ở điều 6 ở trên là phải cắt đi những khoảng thời gian chết, nhưng nghỉ ngơi không tính là thời gian chết. Đó là thời gian cơ thể và tinh thần hồi phục từ những bận bịu của cuộc sống. Nghỉ ngơi đủ thì mới có sức lực để đi tiếp. Nghỉ ngơi có thể đơn giản là ngồi xuống uống một cốc trà, có thể là đi dạo quanh khu nhà, có thể là ngồi xem một bộ phim mình yêu thích, có thể là một giấc ngủ trưa. Đừng tiếc một chút thời gian nghỉ ngơi mà kiệt sức và không thể làm được cái gì hiệu quả.
11. Ngủ đủ giấc
Cuối cùng nhưng cũng vô cùng quan trọng là ngủ đủ giấc. Thế nào là đủ giấc cũng tùy vào mỗi người, tuy nhiên trung bình thường ngủ từ 7 tới 8 giờ. Cũng như việc nghỉ ngơi, đừng cắt xén thời gian ngủ. Ngủ vô cùng quan trọng, nó là quá trình phục hồi cơ thể não bộ. Nếu bạn ngủ không đủ, bạn sẽ làm việc kém hiệu quả hơn, và về lâu về dài sẽ để lại hậu quả nghiêm trọng cho sức khỏe của bạn. Thường khi mình tỉnh dậy sau một giấc ngủ ngon, cơ thể luôn sảng khoái và tinh thần nâng cao, sẵn sàng bắt tay vào những điều đã đặt ra cho một ngày mới.
Mình hi vọng bài viết này hữu ích cho các bạn, đừng quên để lại email để nhận thông báo khi có bài viết mới nhé! Bạn có thể đăng ký ở cuối bài viết này nếu bạn sử dụng điện thoại và ở phía bên tay phải nếu bạn sử dụng máy tính. Sau khi đăng ký, nếu bạn không được email từ blog, xin hãy kiểm tra thùng thư rác (junk mail).
Hãy kết nối với mình trên facebook và instagram ở link dưới đây:
http://www.facebook.com/chuyencuangan/
http://www.instagram.com/chuyencuanganuk/
